Drukuj
Nadrzędna kategoria: Rozliczanie czasu pracy
Kategoria: Rozliczanie delegacji
Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

Zasady rozliczania delegacji krajowych

Podróż służbowa jest to wyjazd, pracownika poza miejscowość stałego świadczenia stosunku pracy, w celu realizacji konkretnego zadania służbowego na polecenie pracodawcy. Może więc to być np. wyjazd do oddziału firmy lub do klienta mieszczącego się poza stałym miejscem pracy, w celu wykonania określonych czynności. Należy sprawdzić w umowie o pracę, czy pracownik posiada stałe miejsce wykonywania pracy czy też jest to większy obszar geograficzny np. przedstawiciel handlowy na województwo nie może traktować swojej podróży w ramach tego województwa jako delegacji, jeśli w umowie o pracę ma zapisane jako obszar świadczenia pracy to właśnie województwo.

Polecenie wyjazdu służbowego, o którym wspomniano, powinno spełniać określone wymogi formalne, są to:

Najlepiej jest skorzystać z gotowych druków, spełniających powyższe wymagania. Nie można wysłać w delegację kobiety w ciąży lub rodziców wychowujących dzieci do lat 4 bez ich zgody.

Pracownikowi przysługuje rozliczenie kosztów delegacji za następujące elementy:

W rozliczaniu kosztów delegacji brana jest pod uwagę kwestia uregulowań w tym zakresie w zależności od rodzaju zakładu pracy. I tak zachodzi podział na zakłady pracy które:

W przypadku braku wewnętrznych uregulowań zawartych w regulaminach, oraz w przypadku jednostek budżetowych, rozliczanie delegacji wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy. Mówi o tym artykuł 775 § 1. o treści: "Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową." Paragraf 2 tego artykułu odsyła do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) regulującego wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej.
 
W przypadku zakładów posiadających własne uregulowania sposobu rozliczania delegacji,powinny one być zawarte w regulaminie pracy, bądź w układzie zbiorowym lub też w umowie o pracę jeśli zakład nie posiada regulaminu pracy. Obowiązuje zasada, że ustalone przez pracodawcę stawki, nie mogą być niższe niż wynikające z rozporządzenia dla jednostek budżetowych i zakładów nie posiadających takich uregulowań. Tak więc pracodawca może ustalić własne, wyższe wysokości stawek rozliczeniowych za delegacje (diety, ryczałty). Należy jednak pamiętać, że jeżeli stawki minimalne określone rozporządzeniem zostaną przekroczone, pracodawca zobowiązany jest do traktowania nadwyżki ponad te stawki jako dochód pracownika i stosowne do tego rozliczenie podatkowe oraz naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS) od tych dochodów.

Niezależnie od źródła unormowań prawnych w zakresie rozliczania delegacji, podróż służbowa powinna być odpowiednio udokumentowana rachunkami potwierdzającymi poszczególne wydatki. Na wniosek pracownika, pracodawca ma obowiązek przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Zaliczkę taką pracownik powinien rozliczyć po powrocie z delegacji. W przypadku braku rozliczenia, zostanie mu ona potrącona przy najbliższej wypłacie pensji.

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, używanego przez pracownika w podróży służbowej. Pracodawca decyduje o środku lokomocji już na etapie wypisywania polecenia wyjazdu służbowego. Na wniosek pracownika, pracodawca może zgodzić się na to by odbywał on podróż własnym pojazdem, jednak nigdy odwrotnie. W takim wypadku obowiązują stawki zależne od pojemności silnika pojazdu pracownika. W przypadku komunikacji publicznej brana pod uwagę jest rzeczywista cena biletów, uwzględniająca ewentualnie posiadane przez pracownika ulgi (niezależnie od ich tytułu). W przypadku podróży pojazdem służbowym, przysługuje zwrot rzeczywistych kosztów w tym wypadku paliwa, jeśli to pracownik tankował pojazd w czasie delegacji. W przypadku gdy pracownik musi dojeżdżać do miejsca pracy np. z hotelu, przysługuje mu ryczałt w wysokości 20% diety na pokrycie kosztów komunikacji miejscowej lub rzeczywiste poniesione koszty udokumentowane biletami.

 

Jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu, lub nie może on wracać na noc z miejsca delegacji do miejsca stałego pobytu, przysługuje mu zwrot kosztów noclegu w wysokości udokumentowanej rachunkiem za hotel chyba, że pracownik nie przedstawił takiego rachunku. W takim wypadku przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety za delegację, pod warunkiem, że nocleg trwał minimum 6 godzin, pomiędzy godzinami 21 o 7.

Rozliczenie kosztów delegacji powinno nastąpić w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.